Περιεχόμενο
Έχοντας ένα αποτελεσματικό σύστημα αρχειοθέτησης μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και ενέργεια όταν έχετε σημαντικές πληροφορίες που πρέπει να ανακληθούν γρήγορα από μεγάλο όγκο αρχείων. Υπάρχουν δύο είδη συστημάτων αρχειοθέτησης, εκείνα που χρησιμοποιούν αριθμούς ή αριθμητικά συστήματα και εκείνα που χρησιμοποιούν γράμματα ή αλφαβητικά συστήματα. Η εκμάθηση πώς να χρησιμοποιήσετε αυτά τα συστήματα είναι απαραίτητη για να αποφασίσετε ποια είναι η καλύτερη για εσάς. Ενώ υπάρχουν πολλές κατηγορίες, η κατανόηση των βασικών στοιχείων αυτών των συστημάτων αρχειοθέτησης είναι εύκολη.
Αποφασίστε για τον τύπο αλφαβητικού και αριθμητικού συστήματος που θα λειτουργούσε καλύτερα για τους τύπους εγγράφων που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Υπάρχουν τρία βασικά αλφαβητικά συστήματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη και τέσσερα αριθμητικά συστήματα, το πιο συνηθισμένο από τα οποία είναι το δεκαδικό σύστημα. Τα τρία αλφαβητικά συστήματα είναι επίκαιρα, εγκυκλοπαιδικά και γεωγραφικά.
Αρχίστε με τον ορισμό του συστήματος "τοπικής αλφαβητικής". Αυτό είναι επίσης γνωστό ως σύστημα "λεξικού" και είναι το πιο εύκολο να το καταλάβεις. Σε αυτή την περίπτωση, κάθε αρχείο δίνει τίτλο και οι τίτλοι αυτοί ταξινομούνται με αλφαβητική σειρά από το Α στο Ζ. Δεν ομαδοποιούνται σε θέματα και δεν έχουν κατηγορίες έτσι ώστε αυτό το σύστημα να είναι συνήθως το καλύτερο για μικρότερα αρχεία.
Κατανοήστε το σύστημα "εγκυκλοπαίδεια" ή "ταξινομημένο". Σε αυτό το σύστημα, υπάρχουν μεγάλες γενικές επικεφαλίδες ή θέματα, όπως η ιστορία ή η φιλοσοφία, που έχουν μικρότερα θέματα που ομαδοποιούνται αλφαβητικά μέσα σε αυτά. Εάν απαιτείται, μπορούν να τοποθετηθούν αλφαβητικά πρόσθετα αρχεία εντός αυτών των υποδιαιρέσεων. Για παράδειγμα, στην ιστορία θα μπορούσατε να έχετε διακρίσεις με τίτλο δεκαετίες και μέσα σε αυτά τα αρχεία, αρχεία που προσδιορίζουν ορισμένες πτυχές της ιστορίας όπως η τεχνολογία ή ο πόλεμος. Αυτές οι υποκατηγορίες μπορούν να συνεχιστούν μέχρι να αισθανθείτε ότι το σύστημα αρχειοθέτησης είναι αποτελεσματικό για εσάς.
Σκεφθείτε να μάθετε το "γεωγραφικό" σύστημα για τα έγγραφα που περιέχουν πληροφορίες σχετικά με τα μέρη. Όπως το σύστημα εγκυκλοπαίδων, το σύστημα αυτό έχει σημαντικές κατηγορίες όπως χώρες ή κράτη με υποκατηγορίες όπως πόλεις ή κωμοπόλεις που κατατίθενται εντός αυτών κατά αλφαβητική σειρά.
Κατανοήστε τουλάχιστον τα βασικά των συστημάτων δεκαδικών αρχειοθέτησης. Αυτό είναι το Dewey Decimal System το οποίο χρησιμοποιείται συχνότερα από τις βιβλιοθήκες για να ταξινομήσει τα βιβλία και τα υλικά αναφοράς με αριθμούς κλήσης. Σε αυτήν την περίπτωση, δεν μπορείτε να έχετε περισσότερες από 10 κατηγορίες λόγω του δεκαδικού περιορισμού που χρησιμοποιείται μόνο με αριθμούς από το μηδέν έως το εννέα. Αυτές οι δέκα κατηγορίες μπορούν στη συνέχεια να υποδιαιρεθούν σε 10 επιπλέον κατηγορίες, όσο συχνά χρειάζεται, με τον ίδιο τρόπο που λειτουργεί το αλφαβητικό σύστημα της εγκυκλοπαίδειας.
Σπάστε το δεκαδικό σύστημα σε κομμάτια εύκολης εκμάθησης. Για παράδειγμα, ίσως η τρέχουσα βιβλιοθήκη σας απαιτεί να έχετε τρία δεκαδικά ψηφία, ώστε οι δέκα κατηγορίες σας να εμφανίζονται ως 000, 100, 200 και ούτω καθεξής, καθένα με έναν τίτλο. Μέσα σε κάθε μία από αυτές θα ήταν υποκατηγορίες όπως 002 ή 103 έως ότου συμπληρώθηκαν όλα τα δεκαδικά ψηφία. Στην περίπτωση αυτή το 002 αντιπροσωπεύει μια κατηγορία στα 000s και το 103 αντιπροσωπεύει μια κατηγορία στα 100s. Αυτό το σύστημα είναι καλό για εξαιρετικά μεγάλους όγκους πληροφοριών καθώς τα δεκαδικά ψηφία μπορούν να επεκταθούν και να προστεθούν ανάλογα με τις ανάγκες.